Por qué las oficinas grandes y los MSP necesitan un experto en impresión de TI dedicado

En el entorno de oficina actual, la impresión sigue siendo una función crítica y sorprendentemente costosa. Si gestionas una oficina grande con un alto volumen de impresión (o diriges un MSP que atiende a este tipo de empresas), descuidar la gestión de impresión puede consumir tiempo y dinero de maneras que quizá no imagines. El empleado de oficina promedio aún imprime alrededor de 10,000 páginas al año​ (impactmybiz.com), y toda esa impresión conlleva costos ocultos e ineficiencias cuando no se gestiona adecuadamente. Desde gastos de suministros no controlados hasta tiempos de inactividad del personal y riesgos de seguridad, un entorno de impresión no gestionado puede convertirse en un asesino silencioso del presupuesto.

Aquí es donde entra en juego un experto en impresión de TI dedicado. En este artículo, exploraremos los costos ocultos de la impresión no gestionada, los beneficios de contar con un experto en impresión en tu equipo y por qué incluso los proveedores de MSP deberían ofrecer servicios de impresión administrada.

Los costos ocultos de la impresión no gestionada

Administrar una flota de impresoras y copiadoras sin una supervisión dedicada puede parecer aceptable en el día a día, pero suele ocultar numerosas ineficiencias. Algunos de los costos ocultos incluyen:

• Gastos descontrolados: Las organizaciones pueden gastar hasta el 3 % de sus ingresos anuales en impresión​ (totalprintusa.com). Sin una gestión adecuada, se pierde visibilidad sobre a dónde va ese dinero. El desperdicio de papel, los trabajos de impresión no utilizados y el gasto excesivo en tóner o tinta son comunes en entornos de impresión no gestionados​ (managedprint.com). Simplemente, muchas empresas pagan mucho más de lo necesario por impresión cuando nadie monitorea el uso y los costos.
  

• Tiempo de inactividad del personal: Las fallas en las impresoras o la falta de tóner detienen el trabajo. Si 10 empleados pasan 15 minutos cada semana lidiando con atascos de papel o cartuchos vacíos, eso suma más de 125 horas de productividad perdida al año​ (managedprint.com). Las impresoras sin gestión fallan inesperadamente, lo que genera costos de reparación sorpresa y empleados frustrados esperando en lugar de trabajar.
  

• Carga para el soporte de TI: En ausencia de un especialista en impresión, ¿a quién llaman cuando una impresora presenta problemas? Generalmente, al servicio de asistencia de TI. De hecho, hasta el 40 % de las llamadas a la mesa de ayuda de TI están relacionadas con problemas de impresión​ (totalprintusa.com). Esto desvía al equipo de TI de proyectos de mayor prioridad (como ciberseguridad o infraestructura) mientras actúan como técnicos de impresoras improvisados​ (managedprint.com).
  

• Riesgos de seguridad y cumplimiento: Las impresoras de red modernas son dispositivos inteligentes y pueden convertirse en puntos de entrada para hackers si no están protegidas. Las impresoras no gestionadas suelen carecer de protocolos de seguridad adecuados, lo que las hace vulnerables a ciberataques y filtraciones de datos​ (managedprint.com). Para las organizaciones en industrias reguladas (finanzas, salud, etc.), una impresora sin seguridad puede incluso generar violaciones de cumplimiento si los datos sensibles quedan expuestos​ (managedprint.com).

  El costo promedio de una filtración de datos en 2023 para las pequeñas y medianas empresas fue de $4.35 millones​ (managedprint.com), por lo que una vulnerabilidad en una impresora olvidada representa un riesgo serio.
  

• Desperdicio excesivo y costo ambiental: Sin reglas o supervisión, los hábitos de impresión pueden volverse derrochadores: impresiones a una sola cara, páginas a color innecesarias o trabajos de impresión abandonados. Todo ese desperdicio no solo cuesta dinero, sino que también perjudica los esfuerzos de sostenibilidad. La impresión no coordinada genera un mayor desperdicio de papel y tóner, afectando tanto tu presupuesto como el medio ambiente​ (managedprint.com).

  "Los programas de impresión administrada suelen introducir la impresión a doble cara por defecto y otras configuraciones ecológicas para reducir este desperdicio​." (managedprint.com)

  Estos costos ocultos se acumulan rápidamente. La buena noticia es que son evitables. Un experto en impresión dedicado se enfoca en reducir estas ineficiencias para que tu infraestructura de impresión funcione de manera eficiente y rentable.

Beneficios clave de un experto en impresión de TI dedicado

Contar con un experto en impresión de TI (ya sea como especialista interno o a través de un proveedor de servicios de impresión administrada) ofrece ventajas significativas para oficinas grandes. Aquí algunos de los principales beneficios:

• Máximo tiempo de actividad y confiabilidad: Un experto en impresión mantiene tu flota en funcionamiento con mantenimiento y monitoreo proactivo, solucionando problemas antes de que causen interrupciones. En lugar de depender de reparaciones reactivas, realizan chequeos regulares, actualizaciones y mantenimiento preventivo. El resultado es una reducción significativa de incidentes de "impresora fuera de servicio" y una disponibilidad cercana al 100 % para los usuarios. (Por ejemplo, la reposición proactiva de tóner garantiza que nunca te quedes sin suministro en medio de un trabajo de impresión​ (managedprint.com), y los calendarios de mantenimiento eliminan las fallas sorpresa).
  

• Ahorro de costos: Al analizar los patrones de uso y dimensionar adecuadamente la flota de impresoras, un experto en impresión puede reducir significativamente los costos. De hecho, utilizar servicios de impresión administrada puede disminuir los costos de impresión en un 30-40 % en promedio​ (totalprintusa.com). Los ahorros provienen de la eliminación de dispositivos innecesarios, la optimización de la compra de tóner y la aplicación de políticas de reducción de costos (como redirigir trabajos de gran volumen a máquinas más eficientes). Con un experto supervisando, solo pagas por lo que realmente necesitas.
  

• Gestión optimizada de la flota de impresión: Los especialistas en impresión garantizan que tengas los dispositivos adecuados en los lugares correctos. Pueden desplegar impresoras multifunción (MFP) de alto volumen en áreas con gran demanda y dispositivos más pequeños donde sea apropiado, equilibrando la carga de trabajo para evitar que un dispositivo esté sobrecargado mientras otros están infrautilizados. Esta optimización estratégica de la flota mejora la eficiencia y evita largas filas en las impresoras o equipos subutilizados acumulando polvo​ (managedprint.com). Obtienes una flota optimizada que se adapta perfectamente a las necesidades de tu negocio.
  

• Integración fluida en el flujo de trabajo: Un experto en impresión dedicado garantizará que la impresión y el escaneo se integren sin problemas en los procesos de negocio. Esto puede implicar configurar impresoras para comunicarse con sistemas de gestión documental, habilitar la impresión móvil para empleados en movimiento o configurar funciones de escaneo a la nube con un solo toque. A menudo, desarrollan mejores flujos de trabajo documentales, incluida la digitalización cuando es posible​ (impactmybiz.com). Como resultado, tu equipo puede imprimir, copiar o escanear con mínima fricción, y los documentos digitales fluyen hacia los destinos correctos sin problemas manuales. Esta alineación de la tecnología de impresión con tus procesos aumenta la productividad general.
  

• Mejor seguridad y cumplimiento: Con un experto en impresión a cargo, tus impresoras no serán el punto débil en la seguridad de TI. Implementarán protocolos de seguridad robustos​ (managedprint.com), como autenticación de usuarios (para que los documentos sensibles solo se impriman cuando la persona correcta esté en el dispositivo), cifrado de datos y actualizaciones de firmware regulares para corregir vulnerabilidades. Tu entorno de impresión cumplirá con las regulaciones de la industria (como HIPAA, GDPR) para el manejo de información. La gestión segura de impresión evita que documentos confidenciales terminen en manos equivocadas o queden abandonados en las bandejas de salida. En resumen, un experto en impresión protege la información sensible y cierra las brechas de seguridad que una flota de impresión no gestionada podría abrir​ (managedprint.com).
  

• Reducción del desperdicio y sostenibilidad: Un experto puede reducir significativamente el desperdicio de papel y tóner. A través de capacitación y políticas (como la impresión predeterminada a doble cara y sistemas de impresión con autenticación para evitar trabajos innecesarios), fomentan una impresión más consciente. Esto no solo reduce los costos, sino que también respalda las iniciativas ecológicas de la empresa. Los entornos de impresión administrada suelen incluir dispositivos energéticamente eficientes y configuraciones de impresión dúplex por defecto para minimizar el desperdicio​ (managedprint.com), reduciendo así la huella ambiental de la organización.
  

En esencia, un experto en impresión de TI dedicado transforma la impresión de un problema constante en una parte bien gestionada de la infraestructura de TI. Obtienes la misma confiabilidad, control de costos, eficiencia y seguridad que disfrutan los sistemas centrales de TI, pero aplicados a tus impresoras y copiadoras.

Impacto en el mundo real: La gestión proactiva de impresión en acción

¿Cómo se ven estos beneficios en la práctica? Las empresas que adoptan una gestión proactiva de impresión experimentan mejoras notables en sus operaciones diarias. Algunos impactos reales incluyen:

• Tiempo de inactividad minimizado: Con un monitoreo continuo y mantenimiento preventivo, las empresas reducen drásticamente el tiempo de inactividad de las impresoras. El tóner y las piezas se reemplazan antes de que fallen, y los técnicos solucionan problemas emergentes fuera del horario laboral. Gracias a estas medidas, muchas organizaciones logran un 99 % de tiempo de actividad en su flota de impresión, lo que significa que los empleados casi nunca tienen que esperar o buscar una impresora en funcionamiento. Un análisis mostró que solo 15 minutos semanales de problemas con la impresora por empleado pueden equivaler a 125 horas perdidas al año​ (managedprint.com). Eliminar estos retrasos se traduce en un retorno directo en productividad.
  

• Despliegue optimizado e integración en el flujo de trabajo: Después de implementar expertos en impresión administrada, las empresas suelen consolidar y distribuir mejor sus dispositivos. Por ejemplo, reemplazar una variedad de impresoras de escritorio individuales con MFPs centralizadas permite mantener la comodidad mientras se reducen significativamente los costos de suministros. Un proveedor de impresión administrada señala que ubican los dispositivos en lugares óptimos para maximizar la eficiencia​ (managedprint.com). Esto permite tiempos de impresión más rápidos y una mejor alineación con la forma en que trabajan los equipos. No más impresoras de pasillo sobrecargadas ni empleados caminando largas distancias para recoger una impresión. Cada dispositivo se coloca estratégicamente para respaldar el flujo de trabajo en su área.
  

• Postura de seguridad mejorada: La gestión proactiva de impresión también implica controles de seguridad más estrictos en todas las impresoras. Las empresas que implementan soluciones de impresión segura (como autenticación con credenciales, registros de auditoría y actualizaciones de firmware) informan que el riesgo de filtración de datos o acceso no autorizado se reduce a casi cero. En una era donde las violaciones de datos son un riesgo constante, cerrar la brecha de seguridad en la impresión proporciona una gran tranquilidad. En lugar de ser una puerta trasera abierta para ataques, tus impresoras pueden ser tan seguras como cualquier otro punto de acceso de TI​ (managedprint.com). Para empresas reguladas, este enfoque proactivo también evita costosas multas por incumplimiento derivadas del mal manejo de documentos impresos.
  

• Costos predecibles y menos desperdicio: Finalmente, las empresas ven cómo sus costos de impresión se estabilizan e incluso disminuyen. Con un experto administrando los suministros y el uso, desaparecen las órdenes de tóner inesperadas y las facturas sorpresa de reparación de emergencia. Los gastos se monitorean y suelen consolidarse en una tarifa mensual predecible. Los comportamientos ineficientes, como imprimir cada correo electrónico, se reducen drásticamente, lo que disminuye el volumen de páginas impresas mensualmente. Los informes detallados de los servicios de impresión administrada permiten a las organizaciones identificar tendencias y optimizar continuamente​ (managedprint.com). Muchas empresas también observan un cambio cultural hacia una impresión más consciente, con menos papel desperdiciado y una menor huella ambiental, una vez que un experto establece pautas adecuadas.
  

Estos resultados subrayan una verdad simple: cuando la impresión se gestiona de manera proactiva, apoya el negocio en lugar de interrumpirlo. Atrás quedaron los días del caos constante con las impresoras.

Los MSP también se benefician: Ofrecer servicios de impresión administrada

Para los Proveedores de Servicios Administrados (MSP) que gestionan TI para clientes, contar con experiencia en impresión es igual de crucial. De hecho, ofrecer servicios de impresión administrada puede ser una gran oportunidad estratégica para los MSP. Aquí está el por qué:

• Una fuente de ingresos adicional: Al incluir la impresión administrada en tu cartera de servicios, accedes a una nueva fuente de ingresos recurrente. Las empresas gastan mucho en impresión y están dispuestas a pagar por ayuda para gestionarla. Muchos MSP descubren que los contratos de impresión administrada aumentan sus ingresos mensuales mientras brindan un valor claro a los clientes. Hay muchas ventajas en ofrecer servicios de impresión como MSP, siendo un ingreso adicional estable una de las más evidentes​ (printpartner.biz).
  

• Relaciones más sólidas con los clientes: Cuando gestionas todo el entorno de TI de un cliente, incluidas las impresoras, te conviertes en su proveedor único para todas sus necesidades tecnológicas. Esto hace que tu MSP sea indispensable. Además, previenes situaciones en las que otro proveedor de impresión pueda intervenir y posiblemente intentar arrebatarte la cuenta de TI. Al cubrir la impresión, proteges tus relaciones con los clientes y te defiendes de la competencia. Se trata de consolidar más servicios en un solo contrato para el cliente, reduciendo la cantidad de proveedores con los que tiene que lidiar​ (printpartner.biz).
  

• Soporte experto para un problema común: Seamos realistas, las impresoras son notoriamente problemáticas en el mundo de TI. Si eres un MSP, probablemente hayas recibido llamadas de pánico como "¡La impresora no funciona, ayuda!" más veces de las que puedes contar. Contar con experiencia en impresión te permite manejar estas situaciones con confianza. De hecho, desarrollar una capacidad interna de impresión significa que tienes un equipo mejor preparado que puede funcionar tanto como MSP como MPS​ (printpartner.biz). Ya no tendrás que ignorar las preguntas sobre impresoras o buscar respuestas apresuradamente: tu equipo gestionará completamente el entorno de impresión y resolverá los problemas con rapidez. Esto conduce a clientes más satisfechos que ven que cada aspecto de su tecnología está cubierto.
  

• Conocimiento en flujos de trabajo e integración: Los MSP con especialistas en impresión también pueden asesorar a sus clientes sobre mejoras en los flujos de trabajo. Puedes ayudarles a digitalizar procesos, implementar impresión segura con liberación controlada y conectar la impresión con servicios en la nube, yendo más allá del simple soporte técnico para convertirte en un optimizador de procesos empresariales. Esto eleva tu papel de simple proveedor de soporte de TI a consultor estratégico, lo que fortalece la confianza y la retención de los clientes.
  

• Aprovechamiento de asociaciones estratégicas: Si construir una capacidad de impresión interna desde cero parece abrumador, los MSP pueden asociarse con proveedores de impresión administrada para ofrecer este servicio (muchas empresas de impresión ofrecen programas de asociación para MSP). Por ejemplo, colaborar con un proveedor como VisionCore Systems te permite ofrecer gestión de impresión sin desviar recursos propios, y al mismo tiempo obtener beneficios para tus clientes. En resumen, no tienes que hacerlo solo, pero sí necesitas incluir la impresión en tus servicios para seguir siendo competitivo.
  

En una encuesta a MSPs, el 23 % ya estaba ofreciendo servicios de impresión como parte de su portafolio​ (printpartner.biz). La tendencia es clara: la impresión administrada se está convirtiendo en parte del modelo de negocio de los MSP. Al adoptarla, no solo obtienes ingresos adicionales, sino que también garantizas que tus clientes reciban un soporte integral, incluida esa sala de impresión que solía ser un problema constante.

Optimiza tu entorno de impresión con VisionCore Systems

Ignorar la gestión de impresión ya no es una opción para las empresas que valoran la eficiencia, el control de costos y la seguridad. Los costos ocultos de la impresión no gestionada —desde el desperdicio de dinero y tiempo de inactividad hasta vulnerabilidades de seguridad— pueden afectar gravemente tu rentabilidad. La solución es sencilla: contar con un experto en impresión de TI dedicado para gestionar y optimizar proactivamente tu flota de impresión.

VisionCore Systems se especializa precisamente en esto. Ofrecemos soluciones expertas en gestión de impresión de TI que brindan todos los beneficios mencionados anteriormente a tu organización. Con VisionCore como tu socio estratégico en impresión, obtienes:

• Mantenimiento y soporte proactivo para mantener tus impresoras funcionando de manera confiable y maximizar su tiempo de actividad.
  

• Estrategias de ahorro de costos para reducir los gastos de impresión y eliminar desperdicios, proporcionando ahorros inmediatos y estabilidad en el presupuesto a largo plazo.
  

• Integración de flujos de trabajo y mejoras en seguridad, asegurando que tus procesos de impresión y documentación sean eficientes y cumplan con todos los estándares de seguridad.
  

• Asesoría experta de nuestros profesionales en gestión de impresión, quienes adaptan los servicios a las necesidades de tu negocio, ya seas una gran empresa o un MSP que extiende servicios de impresión a sus clientes.
  

No dejes que la impresión sea la fuente de problemas olvidada en tu entorno de TI. Es hora de convertirla en una fortaleza. Contáctanos hoy en VisionCore Systems para descubrir cómo nuestros expertos en impresión de TI pueden transformar tu entorno de impresión en una operación eficiente, segura y bien gestionada. Permítenos ayudarte a reducir costos, aumentar la productividad y brindarte tranquilidad con un enfoque verdaderamente optimizado en la gestión de impresión.

Tu equipo —y tu presupuesto— te lo agradecerán.